Riducendo ai minimi termini, esistono due modalità di operare tramite sistemi di messaggistica. In un insieme entrano le chat a flusso lineare, nell'altro tutte quelle organiche e funzionali all'esperienza di particolari gruppi di utenti. Per quasi tutte le proposte troverai termini e funzioni simili, ma è il differente tipo di architettura alla base di cui bisogna tenere conto.
Per analizzare però i problemi conseguenti alla scelta dello strumento sbagliato, bisogna partire da un altro doppio punto di vista. Il secondo è quello del management il primo è quello del benessere degli individui che partecipano.
Le persone, quando escono dal proprio ambiente di lavoro al termine della giornata, tornano nella propria sfera famigliare. Si chiude fisicamente una porta alle loro spalle che vorrebbero riaprire solo il giorno dopo. Lo strumento di messaggistica dovrebbe essere scelto a partire da questo rispetto dello spazio e del tempo privato.
Chat lineari come Whatsapp, Telegram o Messenger, sono ampiamente utilizzate per le proprie conversazioni personali. Non hanno "cartellino con timbro di chiusura". Ci seguono a casa e a qualsiasi ora. Anche se non apro il messaggio che so di lavoro, quel messaggio è lì che ci aspetta. La nostra serenità è già messa in discussione e può generare ansia.
Vista dal lato del management, una parte considerevole delle informazioni aziendali circola e si perde nel mondo privato personale. Non c'è possibilità di monitorare gli scambi di lavoro e, quando cerchiamo materiale importante, l'archivio in cui scaviamo è pieno zeppo di messaggi personali, scherzi, gif, battute ed emoticon, rendendo un'impresa individuare subito quel che cerchiamo. Questo è ancora più vero se oltre al rapporto di lavoro condividiamo, con la stessa persona, una relazione personale.
Le soluzioni esistono, ma occorre il coraggio di uscire dalla zona di comfort della scelta più semplice, del "perché tanto la usiamo già". A livello aziendale, i sistemi di messaggistica stratificata (tipo Slack, per intenderci, ma esistono soluzioni open source performanti e più economiche) permettono un setting di ambiente diviso in flussi personali (1 to 1) e in gruppi di lavoro (many to many), a loro volta strutturati in gruppi aperti o chiusi.
Costruire un ambiente sicuro e ben organizzato permette di mantenere un livello di protezione più alto sulle proprie informazioni sensibili, aumentare la produttività, monitorare con maggiore efficacia l'interazione tra i propri collaboratori e, soprattutto, garantire che una volta chiusa la porta della giornata lavorativa, come fosse l'ufficio, anche dal nostro telefono possiamo prendere fiato e non essere sempre al lavoro H24.
Contattami per una panoramica sugli strumenti che usi e sulle alternative a disposizione, ma soprattutto facciamo prima un'analisi di quelle che sono le esigenze della tua azienda o della tua organizzazione non profit. Gli strumenti ci sono, bisogna solo conoscerli, scegliere quello giusto e imparare ad usarlo.